Publicerat 31 oktober 2018 i kategorin Artiklar

Arkivering av kvitton och fakturor

Det är viktigt att du i ditt företag arkiverar kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation på rätt sätt. Vi sammanfattar vilket ansvar du har som företagare och vad som gäller när du upphör med eller överlåter ditt företag.

Du måste spara företagets räkenskapsinformation i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om ditt företag har brutet räkenskapsår, till exempel 1/7 till 30/6, innebär det att du måste spara räkenskapsinformationen i sju år och sex månader. Men du kan till följd av exempelvis preskriptionsregler eller skatteregler behöva spara informationen under ännu längre tid.

Papper eller elektroniskt

Enligt bokföringslagen är det tillåtet att fotografera eller skanna fakturor, kvitton eller annan räkenskapsinformation företaget fått på papper, för att kunna spara dem på data-media. Men du får inte förstöra pappersfakturorna eller
kvittona efter att du skannat dem. Dessa måste företaget spara under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades. Sedan kan du kasta dem.

Det omvända gäller också. Får ditt företag en elektronisk faktura kan du skriva ut den och spara den på papper. Men företaget måste då samtidigt spara den elektroniska fakturan under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades.

Både papper och elektroniskt

Tar ditt företag emot en faktura både på papper och elektroniskt i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget väljer att spara den elektroniska fakturan kan du kasta pappersfakturan.

Men det gäller inte om företaget får en pappersfaktura som du sedan fotograferar eller skannar. Företaget har då inte tagit emot fakturan i olika form utan fört över den från en form till en annan.

Kvitton på utlägg

Om en anställd gör ett inköp för ditt företags räkning är det en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med egna eller företagets pengar eller kort. Kvittot som den anställde får vid köpet är företagets och ska hanteras på samma sätt som när ditt företag gör egna inköp. Det innebär att om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det kvittot lämnas till företaget så att det kan arkiveras. Har den anställde endast tagit emot kvittot elektroniskt, ska företaget spara det elektroniskt.

Kundfakturor

Fakturor som företaget upprättar ska bevaras i det skick du sammanställt och sparat dem i företagets bokföring. Det innebär att om du upprättar en kundfaktura elektroniskt men presenterar den i pappersform i företagets bokföring, ska fakturan arkiveras i pappersform. Det gäller oavsett om du skickar fakturan elektroniskt eller på papper till kunden.

När företaget överlåts eller upphör

Har du en enskild firma är det du som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation. Överlåter du verksamheten behåller du arkiveringsskyldigheten för tiden före överlåtelsen. Detsamma gäller om du avslutar firman. Ditt ansvar kvarstår då arkiveringstiden ut. När du avlider övertar dödsboet arkiveringsskyldigheten, men upphör när dödsboet skiftats. Därefter finns inte längre någon arkiveringsansvarig.

Juridisk person

Bedrivs ditt företag i aktiebolagsform är det företaget som ansvarar för arkiveringen. Men ytterst blir det ändå du som är ansvarig om du ingår i företagets styrelse.

Vid en överlåtelse följer ansvaret för räkenskapsinformationen med företaget.

Arkiveringsansvaret kan inte avtalas bort. Det innebär att om företaget låter till exempel ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult sköta arkiveringen, måste företaget försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Likvidation

Begär du ditt bolag i likvidation utses en likvidator som ersätter styrelsen. Han avvecklar bolaget och fördelar eventuellt överskott mellan aktieägarna. Bolaget är upplöst när likvidatorn har lagt fram sin slutredovisning på en bolagsstämma. Likvidatorn har därefter ett fortsatt ansvar för att arkivera företagets räkenskapsinformation. När ett handelsbolag likviderats utan likvidator är det bolagsmännen som har det ansvaret.

Fusion

Har ditt bolag fusionerats med ett annat företag har samtliga tillgångar och skulder tagits över av det andra företaget. Samtidigt har ditt bolag upplösts utan likvidation. Det övertagande företaget övertar vid fusionen ansvaret för att arkivera det överlåtande bolagets räkenskapsinformation.

Konkurs

Försätts ditt företag i konkurs är du skyldig att överlämna företagets räkenskapsinformation till konkursförvaltaren.

Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till företaget. Det har trots konkursen ett fortsatt arkiveringsansvar.

Visar det sig vara svårt för konkursförvaltaren att återlämna räkenskapsinformationen ska den överlämnas till Kronofogden, som är tillsynsmyndighet över konkursförvaltningen. I praktiken brukar dock konkursförvaltaren, efter avslutad konkurs, skicka räkenskapsinformationen till ett arkivföretag där den förvaras under den återstående arkiveringstiden.

Räkenskapsinformation som härrör från själva konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren.

bfn.se

Publicerat 11 april 2019

Den särskilda löneskatten för äldre avskaffas

Enligt nuvarande regler betalar du särskild löneskatt som uppgår till 6,15 procent på inkomst av aktiv näringsverksamhet om du vid beskattningsårets ingång var 65 år eller äldre eller om du tar ut hel allmän ålderspension (förtida uttag av hel inkomstpension/tilläggspension och hel premiepension) under hela året. Är du anställd betalar din arbetsgivare särskild löneskatt med …

Läs mer

Publicerat 11 april 2019

Höjt tak för rutavdrag

Rutavdrag Rutavdraget, som är en skattereduktion, får utnyttjas för följande arbeten: Enklare städarbete eller annat rengöringsarbete samt flyttstädning som utförs i bostaden. Vård av kläder och hemtextilier när vården utförs i bostaden. Snöskottning som utförs i nära anslutning till bostaden. Häck- och gräsklippning, krattning och ogräsrensning samt beskärning och …

Läs mer

Publicerat 10 april 2019

Skattereduktionen för fackföreningsavgifter har slopats

Skattereduktion för fackföreningsavgifter har funnits tidigare under åren 2002-2006. Den återinfördes den 1 juli 2018 och har nu slopats från och med den 1 april 2019. Är du medlem i en fackförening innebär skattereduktionen för fackföreningsavgifter att har rätt att få din slutliga skatt för inkomståret reducerad med 25 procent av den fackföreningsavgift du betalat. …

Läs mer

Publicerat 10 april 2019

Återbetalning av skatteavdrag – AGI

Om din arbetsgivare har gjort ett för högt skatteavdrag på en ersättning till dig ska han så fort som möjligt betala tillbaka det felaktiga beloppet mot kvitto, om beloppet ännu inte betalats in till Skatteverket. Det framgår av 10 kapitlet 20 § skatteförfarandelagen. Bestämmelsen har sitt ursprung i uppbördsförordningen från 1945. Sedan dess har bland annat regler om …

Läs mer

Publicerat 10 april 2019

Sänkt moms på digitala böcker och tidningar

Moms på trycksaker Idag är momsen sex procent på trycksaker under förutsättning att de inte helt eller huvudsakligen är ägnade åt reklam. Den lägre momsen gäller följande varor: böcker, broschyrer, häften och liknande alster, även i form av enstaka blad, tidningar och tidskrifter, bilderböcker, ritböcker och målarböcker för barn, musiknoter kartor och atlaser, väggkartor …

Läs mer

Publicerat 14 mars 2019

Återkallelse av F-skatt för juridiska personer

F-skatt När ersättning för arbete betalas till en juridisk person som inte är godkänd för F-skatt ska uppdragsgivaren göra ett skatteavdrag på 30 procent. Sådant skatteavdrag behöver inte göras om den juridiska personen har ett godkännande för F-skatt när ersättningen för arbetet bestäms eller när ersättningen betalas ut. Godkännandeför F-skatt En enkel ansökan är i de …

Läs mer

Publicerat 14 mars 2019

Skogskonto i dödsbo

Skogskonto En enskild näringsidkare som har intäkt av skogsbruk får under vissa förutsättningar göra avdrag för belopp som sätts in på ett skogskonto. I gengäld är uttag från skogskontot skattepliktiga. Syftet med reglerna om skogskonton är att möjliggöra en fördelning av beskattningen av intäkterna över flera år. Om medel på ett skogskonto överlåts till annan gäller …

Läs mer

Publicerat 14 mars 2019

Full förseningsavgift för vilande bolag

Förseningsavgift Skatteverket kan ta ut förseningsavgift om den som ska lämna inkomstdeklaration inte har gjort det i rätt tid. För aktiebolag och ekonomiska föreningar uppgår förseningsavgiften till 6 250 kr. Skatteverket kan påför en, två eller tre förseningsavgifter för samma inkomstdeklaration som inte är lämnad i rätt tid. Storleken på den andra och tredje avgiften är …

Läs mer

Publicerat 15 februari 2019

Pensionsrådgivning kan vara en skattefri förmån

Ett företag avsåg att erbjuda de anställda såväl allmän information om pension som individuell information och rådgivning (pensionsvägledning) med olika omfattning. Företaget vände sig till Skatterättsnämnden för att få ett förhandsbesked om de anställda skulle förmånsbeskattas eller inte för denna rådgivning. I sin ansökan om förhandsbesked beskrev företaget två olika …

Läs mer

Publicerat 15 februari 2019

Skattefria kläder

Skyddskläder Men om din arbetsgivare tillhandahåller fria överdrags- och skyddskläder till dig som är anställd blir du inte förmånsbeskattad för värdet av dessa. Motivet för skattefriheten är att sådana kläder jämställs med arbetsredskap. Det är kläder som på grund av arbetets beskaffenhet utsätts för stort slitage, kraftig nedsmutsning eller annars förbrukas osedvanligt …

Läs mer

Gå till startsidan